Seit den Anfängen von ERP waren die Stabilität des Betriebs und die kontinuierliche Verbesserung ein ständiges Anliegen der Verantwortlichen. Ein Unternehmen ist von Natur aus ständig in Bewegung, Produkte, Abläufe, Organisation und Akteure ändern sich, und die Arbeitsweise und das Informationssystem müssen sich entsprechend anpassen.
Die Anpassung erwies sich oft als schwierig, mit sprunghaften Veränderungen, die häufig von der Feststellung getragen wurden, dass das ERP-System an Effizienz verloren hatte. Die Antwort darauf ist häufig eine Entscheidung für eine starke Weiterentwicklung des ERP-Systems oder sogar dessen Ersetzung.
Umgekehrt gibt es Unternehmen, die in der Lage sind, ihr Informationssystem kontinuierlich weiterzuentwickeln, um das Leistungsniveau zu halten.
Im Hinblick auf die kontinuierliche Verbesserung lassen sich die Prinzipien von Lean , die von einer wachsenden Zahl von Unternehmen für ihre "manufacturing" und "office" Aktivitäten verwendet werden, vollständig auf Informationssysteme anwenden.
In dieser Hinsicht ist die Zuverlässigkeit der Daten sowohl ein Ziel als auch ein wichtiger Indikator für die Funktionsfähigkeit.
In diesem Unternehmen, das ein ERP-System eingeführt hat, um vier Systeme mit Schnittstellen zu ersetzen, traten schnell zahlreiche Funktionsstörungen auf: zufällige Datengenauigkeit, nicht kontrollierte Verwaltungsfristen, wodurch der Informationsfluss nicht mehr mit dem physischen Fluss synchronisiert ist, eine Finanzbuchhaltung am Ende der Kette, die ihre Daten nicht mehr direkt kontrolliert, was letztlich dazu führt, dass das reibungslose Funktionieren des ERP-Systems in Frage gestellt wird und die Gefahr besteht, dass wieder parallele Kreisläufe (Büroautomatisierung, Excel usw.) entstehen.
Im Sinne des Ansatzes Lean ermöglichte das eingeleitete Projekt "Datenqualität", das Ruder herumzureißen, und wurde zum Zeugen und Garanten für die kontinuierliche Verbesserung, für eine leistungsfähige Nutzung des ERP-Systems:
- Festlegung klarer Regeln für die Datenkonsistenz
Über die grundlegenden ERP-Kontrollen hinaus
Auf statischen Daten und auf dynamischen Daten
durch tägliche kontinuierliche Verbesserung an organisatorische Entwicklungen angepasst werden
- Festlegung von Verantwortlichkeiten (Leitung, Abteilung, Person), Stärkung der Funktion "Key User".
- Ursache-Wirkungs-Zusammenhang zwischen den täglichen Fehlfunktionen und der fehlerhaften Ausgangsbasis (Tabelle zur kontinuierlichen Verbesserung, 5 Warum)
- "Nicht derjenige, der etwas eingibt, betreibt es auch" - Bewusstmachung des Prozesses und der Interaktionen "von oben nach unten", Bewusstmachung der Auswirkungen auf den nachgeschalteten Benutzer, der Handlung, die durch eine Entscheidung über die Einstellung oder die Eingabe von Daten ausgelöst wird.
Die eingeführten Dashboards sind zu visuellen Indikatoren für die Datenqualität geworden. Sie zeugen davon, dass das ERP-System gut an das Flusssystem des Unternehmens angepasst ist.
Sie stellen sicher, dass das ERP-System, in das das Unternehmen viel Mühe und Ressourcen investiert hat, zukunftssicher ist und im Laufe der Zeit nicht abdriftet.
